E-Mails sind einer der größten Fokuskiller. Starten wir mit dem Checken von E-Mails in den Morgen, kann das unsere Konzentration und Produktivität den ganzen Tag lang negativ beeinträchtigen. Der Artikel liefert hilfreiche Tipps, um effektiv mit E-Mails umzugehen und dabei den Fokus zu behalten.

WhatsApp-Nachrichten, Anrufe, Facebook-Benachrichtigungen, E-Mails: Alles blinkt, macht Töne, lenkt uns ab. Ständig erreichbar zu sein, kann Menschen schnell überlasten und sogar krank machen. Gleichzeitig wirken E-Mails auf manche Menschen wie eine Droge. Kaum ist sie angekommen, können wir gar nicht anders als sie direkt zu lesen und dann alle anderen Prozesse zu unterbrechen.

306 Milliarden E-Mails werden täglich versendet und jedes Jahr werden es mehr. Analysten gehen davon aus, dass schon in zwei Jahren täglich 333 Milliarden E-Mails verschickt werden. Damit sind und bleiben sie das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel.

Verlust von Fokus und Konzentration

Studien zeigen, dass wir eine E-Mail durchschnittlich bereits nach 60 Minuten beantworten, sofern wir sie als wichtig eingestuft haben.

Und das bleibt nicht folgenlos: Das Checken der E-Mails lenkt ab, wir brauchen einige Sekunden oder sogar mehrere Minuten, um uns wieder auf unsere Arbeit zu konzentrieren. Und diese Minuten häufen sich, so dass wir am Ende des Tages wertvolle Zeit verloren haben. Das ständige Wechseln – von einer Aufgabe zu einer anderen – führt allerdings auch dazu, dass wir Fokus und Konzentration verlieren.

Gehirnleistung nimmt ab

Wir werden weniger produktiv und schädigen nebenbei auch noch unser Gehirn. Das ist nämlich nicht für Multitasking ausgelegt und leidet massiv unter der ständigen Ablenkung. Das Gehirn darf sich ständig umstellen, anpassen, neu fokussieren. Je schneller wir von einer Aufgabe zu einer anderen wechseln, desto mehr Gehirnleistung wird beansprucht.

Eine britische Studie hat längst gezeigt, dass das ständige Checken von E-Mails den IQ um bis zu zehn Punkten senken kann. Das ist vergleichbar mit einer Nacht ohne Schlaf oder dem ständigen Rauchen von Marihuana.

Morgenroutine: Keine Mails lesen, sondern den Tag planen

Die E-Mail hat einfach keinen guten Ruf: Je nachdem, welcher Studie man glauben mag, bekommt der normale Büromensch pro Tag zwischen 18 und 37 E-Mails, die tatsächlich auch an ihn gerichtet sind. 60 Prozent der Menschen sind davon genervt und lesen sie oft schon gar nicht mehr. Sie ist einfach ein Produktivitätskiller.

Checken wir die Mails direkt am Morgen, hat das Folgen für den ganzen Tag. Es beeinflusst unsere Konzentration, unsere Produktivität, unser ganzes Leben.

Deshalb ist es wichtig, den Tag nicht direkt mit einem Blick in die E-Mails zu beginnen. Überlege dir gut, ob du mit einem Zeit- und Produktivitätsverlust in den Morgen starten möchtest. Vielmehr sollten wir uns – gerne auch ganz analog – fragen: Was will ich heute leisten, um meinen großen Zielen näher zu kommen?

Nicht ohne Grund haben sich berühmte Menschen eine Morgenroutine geschaffen, die so gar nichts mit digitalen Endgeräten zu tun hat. So hat Apple-Gründer Steve Jobs jeden Morgen in den Spiegel geschaut und sich gefragt, ob er das, was er heute vorhat, auch machen würde, wenn es sein letzter Tag im Leben wäre. War die Antwort nein, wusste er, dass er seinen Tagesplan umstellen sollte.

Ex-US-Präsident Barack Obama hingegen startete den Tag mit einem umfassenden Sportprogramm. Keiner der beiden checkte morgens als erstes seine E-Mails. Erfolgreich waren sie beide.

Mach dir Gedanken

E-Mails kosten Zeit, das muss uns immer wieder bewusst sein: Rufe sie deshalb nur noch manuell ab und zu bestimmten Zeiten – niemals allerdings morgens als erstes. Wenn es dann doch einmal eine E-Mail-Nachricht sein muss, dann schreibe sie kurz und prägnant.

Hebe die Kernaussagen durch fettgedruckte Sätze oder Absätze gezielt hervor. Eine weitere Möglichkeit wäre es, die E-Mail durch Aufzählungen in Form von Stichpunkten zu strukturieren. Der Lesende erkennt auf einen Blick die wichtigen Inhalte und kann in seiner Antwort direkt unterhalb der Stichpunkte seine Anmerkungen einfügen. Eine Win-Win-Situation für Sendenden und Empfangenden.

Verwende jeweils eine aussagekräftige Betreffzeile. Statt einfach auf eine alte E-Mail mit einem längst nicht mehr aktuellen Betreff noch einmal zu antworten, solltest du dir die meisten Gedanken über die Betreffzeile machen. Sie darf die Message in der kürzesten Form enthalten. Bei Focus First setzen wir zusätzlich bestimmte Tags in eckigen Klammern voran, zum Beispiel [Action required], [Approval required] oder [Question]. So weiß der Empfangende gleich, was aufgrund der E-Mail geschehen soll.

Signalton aus, visuelle Benachrichtigungen an

Es gibt Momente im Leben, wo man auf eingehende E-Mails wartet und darauf verzichten sollte, sie nur manuell und nur zu bestimmten Zeiten abzurufen – beispielsweise bei der Beantwortung sehr dringender Anfragen oder in Krisensituationen (Wobei hier Telefon oder physische Gespräche, die bessere Alternativen wäre).

Was du dann allerdings dennoch machen kannst: Stelle den Signalton für einkommende Nachrichten aus, beschränke dich maximal auf visuelle Benachrichtigungen. Diese können schon dabei helfen, wichtige von unbedeutenden E-Mails zu trennen und man spart sich das Öffnen des Postfaches.

Physische Wertschätzung

Worauf es wirklich ankommt, sind die Kleinigkeiten im Alltag, die oft nichts oder fast nichts kosten. Nimm doch einfach einmal ein Post-it und schreibe deinen Mitarbeitenden eine kleine Nachricht wie: „Good job, well done!“

Der Unterschied zur E-Mail? Ein Post-it ist etwas Physisches. Stets drücken physische Dinge mehr Wertschätzung aus als eine E-Mail, eine WhatsApp oder was es sonst noch so gibt an virtueller Kommunikation. Da nützt auch der schönste Smiley wenig – digital ist Menschen eher egal.

Übrigens: Wenn du eine Antwort auf deine E-Mail erhalten möchtest, solltest du sie mit einem Dank abschließen. Die Floskeln „Danke im Voraus“ und „Danke“ führen immerhin in knapp zwei Dritteln der Fälle zu einer Antwort.

 

Über das Buch

„DO EPIC STUFF! – Führung nach dem Ende des Change-Management“,  erschienen beim Campus Verlag. Fokussierungsexperte René Esteban erklärt zusammen mit Top-Gestaltern der heutigen Unternehmenswelt, wie man gemeinsam große Ziele erreicht. Mehr über das Buch erfahren und direkt bestellen.

Über den Autor

René Esteban ist Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens FocusFirst GmbH. Mit seinem Team unterstützt er Führungskräfte im globalen Konzernumfeld, ihre herausforderndsten Ziele zu erreichen – und gleichzeitig die Unternehmenskultur hin zu mehr Empathie und Menschlichkeit zu entwickeln.

 

Verantwortlich für den Inhalt dieser Seite

FocusFirst GmbH
René Esteban
Founder, CEO

www.focus-first.de